Kính gửi các đồng chí !
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ Đảng viên, chắc hẳn nhiều đồng chí đang bị quá tải với khối lượng lớn tài liệu cần xử lý. Hai khó khăn lớn nhất mà anh chị em thường gặp phải là: (1) File scan xong bị lỗi khóa định dạng PDF/A không thể thực hiện ký số VGCA được, và (2) Phải gõ tay để đổi tên hàng trăm file theo đúng quy định danh mục.
Để hỗ trợ các đồng chí đẩy nhanh tiến độ chuyển đổi số và giảm bớt thao tác thủ công, tôi xin chia sẻ bộ 4 công cụ (dưới dạng file .html độc lập) do tôi phát triển.
Đặc biệt lưu ý về tính an toàn: Bộ công cụ này được viết bằng code HTML và JavaScript hoàn toàn rõ ràng, minh bạch (không có mã ẩn, các đồng chí có thể mở bằng Notepad để xem code). Phần mềm hoạt động 100% ngoại tuyến (không cần kết nối mạng Internet). Dữ liệu nhạy cảm của hồ sơ Đảng viên chỉ được xử lý ngay trên RAM của máy tính nội bộ, đảm bảo tuyệt đối an toàn thông tin!
Dưới đây là tính năng và cách dùng của 4 file công cụ:
1. Nhóm Công Cụ Gỡ Khóa PDF (Khắc phục lỗi không ký số được)
Tình trạng các tệp bị định dạng PDF/A (chuẩn lưu trữ lâu dài do máy scan tự động tạo ra) khiến tệp bị khóa ở chế độ Read-only, gây lỗi không cho phép thực hiện thao tác ký số điện tử
Kiểm tra File PDF A hay PDF thường trong thư mục.html: Chạy công cụ này để quét thư mục chứa tài liệu
. Nó chỉ đọc nội dung (không làm thay đổi file) để thống kê tổng số lượng và liệt kê chi tiết tên các file bị dính định dạng PDF/A . Việc này nên làm trước khi ký số thu mục để tránh việc bị lỗi ký số
Đổi File PDF A to PDF thường phục vụ ký số.html: Sau khi tìm ra file lỗi, công cụ này sẽ tự động quét, xóa bỏ cấu trúc lưu trữ PDF/A và trả về định dạng PDF tiêu chuẩn
. Quá trình này sẽ nạp dữ liệu, ghi đè trực tiếp lên tệp cũ và giữ nguyên 100% nội dung tài liệu . Làm xong bước này là các đồng chí có thể mở lên ký số bình thường.
2. Nhóm Công Cụ Chuẩn Hóa Danh Mục Hồ Sơ Đảng Viên
Tra cứu tên file - Số hóa hồ sơ Đảng viên.html: Đây là công cụ tra cứu cực nhanh chứa chính xác 104 loại tài liệu theo danh sách yêu cầu
. Các đồng chí chỉ cần gõ Số thứ tự (TT) và ấn phím Enter để tự động copy tên file tương ứng vào bộ nhớ . Nếu không nhớ số, hệ thống có thanh tìm kiếm để tra cứu thủ công bằng từ khóa .
Đổi tên file trong thư mục.html: Đây là hệ thống chuẩn hóa tự động. Khi xuất file scan, các đồng chí chỉ cần đặt tên file tin bằng Số Thứ Tự (STT) tương ứng (ví dụ:
1.pdf,2.pdf, hoặc1.LLDV.pdf). Khi đưa vào công cụ, hệ thống sẽ tự động đối chiếu STT đầu tệp với mã danh mục 104 tài liệu để chuẩn hóa tên . Đặc biệt, nếu trong một hồ sơ có các tệp trùng STT, hệ thống sẽ thông minh tự động thêm đuôi _1,_2ở cuối.
Rất đơn giản, các đồng chí tải 4 file này về máy tính, rút dây mạng ra cũng được. Muốn dùng chức năng nào thì nháy đúp chuột vào file đó để mở trên trình duyệt web (Google Chrome, Microsoft Edge...) rồi bấm vào khung chọn thư mục là xong.
Link tải file: https://drive.google.com/drive/folders/1F1HM8Njr33aIT3SxwCQVqG8CR-985mJq
Bản quyền bộ phần mềm nội bộ này thuộc về Đỗ Quang Dũng, Văn phòng Đảng ủy xã Pơng Drang, tỉnh Đắk Lắk
Chúc các đồng chí hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ số hóa!